文件準備避坑要點

所有核心文件需為英文，避免翻譯錯誤；關鍵數(shù)據(jù)（如測試結果）需保留原始單位與精度。

記錄保存期限≥3 年，確保監(jiān)督審核時可追溯；定期更新 API 標準與體系文件版本。

提前核對符合性矩陣表，確保無條款遺漏；測試報告需由 API 認可機構出具，避免無效報告。

要確保石油 API 認證的文件與合規(guī)性，核心需圍繞 “標準對標、文件受控、證據(jù)可追溯、過程閉環(huán)、持續(xù)驗證” 五大原則推進，覆蓋文件編制、審核、運行、整改全流程

源頭合規(guī)：對標 API 標準，明確文件邊界

鎖定標準版本

必須購買 API 官方英文原版標準（如 API Q1、API 5L/6A/6D），禁止使用非官方翻譯版，避免條款理解偏差。

建立標準臺賬，標注版本號、生效日期、適用范圍，定期從 API 官網核查更新（如 API Q1 每 3-5 年修訂一次），確保文件與標準同步。

編制符合性矩陣表（核心工具）

逐條拆解 API 標準條款（如 API Q1 的 18 個核心要素、API 6A 的壓力等級要求），對應到企業(yè)的質量手冊、程序文件、作業(yè)指導書、記錄表單。

矩陣表需明確：標準條款編號→條款要求→對應文件名稱→責任部門→證據(jù)位置→符合性結論（符合 / 豁免 / 整改），確保無條款遺漏。

示例：API Q1 “設計控制” 條款 → 對應企業(yè)《設計和開發(fā)控制程序》+ 產品計算書 + 設計驗證報告。

提前自查，確?，F(xiàn)場與文件一致

審核前自查

對照符合性矩陣表核查所有文件、記錄是否齊全；

核查設備校準狀態(tài)：所有檢測設備（如探傷儀、壓力試驗機）校準證書在有效期內，校準標識清晰；

核查人員資質：焊工、NDT 檢測人員等關鍵崗位證書有效，培訓記錄齊全；

核查API 標志使用：僅在認證范圍內產品標注，標志樣式符合 API 要求，留存使用臺賬。

審核中積極配合，及時整改

安排熟悉標準和文件的人員對接審核員，準確提供所需文件、記錄；

對審核員提出的不符合項，深入分析根本原因，制定可驗證的糾正措施（如 “文件遺漏條款”→ 修訂文件 + 培訓人員；“記錄不全”→ 補充記錄 + 優(yōu)化表單）；

整改證據(jù)需客觀、充分（如修訂后的文件、培訓簽到表、補充的記錄），提交審核員驗證。