批次追溯與標志管理文件（合規(guī)使用要求）

產(chǎn)品追溯臺賬：序列號 / 批次號→原材料批次→工藝記錄→檢驗人員→設備→測試報告，全流程可正向 / 反向追溯。

API 標志使用文件：標志使用承諾書、標志備案表、產(chǎn)品標注樣例，承諾不超認證范圍標注，留存使用臺賬。

文件管控：建立全生命周期管理體系，確保版本

文件編制規(guī)范

核心文件（質量手冊、程序文件）需為英文版本，術語與 API 標準保持一致（如 “traceability” 譯為 “可追溯性” 而非 “跟蹤性”）。

文件結構清晰：封面標注版本號 / 生效日期、目錄對應標準條款、正文明確職責 / 流程 / 記錄要求、附件含表單模板。

文件審批與發(fā)放

建立文件審批流程：編制→審核（技術 / 質量部門）→批準（管理者代表），留存審批簽字記錄，杜絕無授權文件生效。

實施受控發(fā)放：所有現(xiàn)場使用的文件加蓋 “受控章”，發(fā)放臺賬記錄領用部門 / 人員 / 份數(shù)；作廢文件回收銷毀，留存作廢記錄，防止新舊版本混用。

文件變更管理

標準更新或審核發(fā)現(xiàn)問題時，啟動變更申請流程，評估變更對體系、產(chǎn)品的影響，修訂文件后重新審批發(fā)放。

變更記錄需留存：變更原因、變更內(nèi)容、審批意見、發(fā)放范圍，確保變更可追溯。

關鍵避坑要點

杜絕 “文件一套、執(zhí)行一套”：很多企業(yè)文件編制完美，但實際生產(chǎn)、檢驗未按文件執(zhí)行，這是審核不通過的核心原因。

避免記錄追溯斷點：原材料、工藝、檢驗記錄缺一不可，任何環(huán)節(jié)缺失都會導致合規(guī)性存疑。

不忽視小問題：如文件版本號錯誤、記錄簽字不全等 “小瑕疵”，累積起來會影響審核員對企業(yè)合規(guī)性的判斷。

常見失敗點與避坑建議

體系與執(zhí)行脫節(jié)：文件完美但生產(chǎn) / 檢驗未按文件執(zhí)行，需通過內(nèi)審 / 管理評審確保閉環(huán)。

標準版本滯后：未及時更新 API 標準，導致條款不符，建議建立標準臺賬定期核查。

測試報告無效：使用非 API 認可實驗室報告，需提前確認實驗室資質。

追溯斷點：原材料 / 工藝 / 檢驗記錄缺失，需構建全流程追溯鏈。