文件管控：建立全生命周期管理體系，確保版本

文件編制規(guī)范

核心文件（質(zhì)量手冊、程序文件）需為英文版本，術語與 API 標準保持一致（如 “traceability” 譯為 “可追溯性” 而非 “跟蹤性”）。

文件結構清晰：封面標注版本號 / 生效日期、目錄對應標準條款、正文明確職責 / 流程 / 記錄要求、附件含表單模板。

文件審批與發(fā)放

建立文件審批流程：編制→審核（技術 / 質(zhì)量部門）→批準（管理者代表），留存審批簽字記錄，杜絕無授權文件生效。

實施受控發(fā)放：所有現(xiàn)場使用的文件加蓋 “受控章”，發(fā)放臺賬記錄領用部門 / 人員 / 份數(shù)；作廢文件回收銷毀，留存作廢記錄，防止新舊版本混用。

文件變更管理

標準更新或?qū)徍税l(fā)現(xiàn)問題時，啟動變更申請流程，評估變更對體系、產(chǎn)品的影響，修訂文件后重新審批發(fā)放。

變更記錄需留存：變更原因、變更內(nèi)容、審批意見、發(fā)放范圍，確保變更可追溯。

提前自查，確保現(xiàn)場與文件一致

審核前自查

對照符合性矩陣表核查所有文件、記錄是否齊全；

核查設備校準狀態(tài)：所有檢測設備（如探傷儀、壓力試驗機）校準證書在有效期內(nèi)，校準標識清晰；

核查人員資質(zhì)：焊工、NDT 檢測人員等關鍵崗位證書有效，培訓記錄齊全；

核查API 標志使用：僅在認證范圍內(nèi)產(chǎn)品標注，標志樣式符合 API 要求，留存使用臺賬。

審核中積極配合，及時整改

安排熟悉標準和文件的人員對接審核員，準確提供所需文件、記錄；

對審核員提出的不符合項，深入分析根本原因，制定可驗證的糾正措施（如 “文件遺漏條款”→ 修訂文件 + 培訓人員；“記錄不全”→ 補充記錄 + 優(yōu)化表單）；

整改證據(jù)需客觀、充分（如修訂后的文件、培訓簽到表、補充的記錄），提交審核員驗證。

會標使用與合規(guī)管控（紅線條款）

規(guī)范使用

標志樣式符合 API 要求，標注產(chǎn)品規(guī)范號 + 會標，如 “API Spec 5L PSL2”。

許可范圍產(chǎn)品，異地打標需申請 AMA 協(xié)議。

禁止行為

超范圍標注、偽造標志、用于非新設備 / 不合格品，違者證書暫停 / 撤銷。

記錄留存

建立會標使用臺賬，記錄產(chǎn)品批次、序列號、打標位置，便于追溯與監(jiān)督審核。

維護與變更管理

年度監(jiān)督：提前準備內(nèi)審 / 管理評審報告、測試記錄、校準證書，確保體系持續(xù)合規(guī)。

標準更新：API 標準修訂后，3-6 個月內(nèi)完成文件修訂與產(chǎn)品驗證，同步更新符合性矩陣。

范圍變更：新增產(chǎn)品 / 規(guī)格需在 myCerts 提交申請，通過補充審核后方可擴展許可范圍。