檔案銷毀是將已失去保存價值的檔案材料以特定的處理方式改變正常的物理載體形式，從而使其所攜帶的信息無法被還原的過程。

檔案銷毀清冊：

凡需銷毀的檔案，必須編制銷毀清冊。銷毀清冊是準備剔除銷毀的檔案的登記簿，也是日后查考檔案銷毀情況的憑據(jù)。

檔案銷毀清冊封面上的項目有：全宗號、全宗名稱、立檔單位名稱、編制檔案銷毀清冊單位名稱和編制時間等。

銷毀檔案登記欄是檔案銷毀清冊的主要部分，其主要項目有：序號、案卷或文件題名、起止日期、號碼(案卷目錄號、案卷號或文件字號)、數(shù)量、銷毀原因備考等。具體項目可以根據(jù)具體情況進行增減。一般是以案卷為單位登記，必要時，也可以按文件登記。

檔案銷毀清冊應(yīng)以全宗為單位編制，每一清冊至少應(yīng)一式兩份，一份留檔案館(室)，一份送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查批準，如果要報檔案行政管理部門備案，則需一式三份。

經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應(yīng)當按照以下程序銷毀。

（一）機關(guān)檔案部門編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的檔號、文號、責任者、題名、形成時間、應(yīng)保管期限、已保管時間和銷毀時間等內(nèi)容，按檔案工作協(xié)調(diào)機制報請審核批準；

（二）機關(guān)分管檔案工作的單位負責人、辦公廳（室）負責人、檔案部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人、檔案部門經(jīng)辦人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人在檔案銷毀清冊上簽署意見；

（三）機關(guān)檔案部門組織檔案銷毀工作，并與相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在檔案銷毀前，應(yīng)當按照檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對；在檔案銷毀后，應(yīng)當在檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。銷毀清冊應(yīng)當保存。

經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案,應(yīng)當按照以下程序銷毀:

(一)單位檔案管理機構(gòu)編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。

(二)單位負責人、檔案管理機構(gòu)負責人、會計管理機構(gòu)負責人、檔案管理機構(gòu)經(jīng)辦人、會計管理機構(gòu)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

(三)單位檔案管理機構(gòu)負責組織會計檔案銷毀工作,并與會計管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前,應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對;在會計檔案銷毀后,應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由單位檔案管理機構(gòu)、會計管理機構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

公司檔案銷毀流程：

1.準備銷毀的文件，在批準前須單獨系統(tǒng)保管，以便審批時可以進行備查。

2.批準之后須要將待銷毀檔案文件資料送到正規(guī)有資質(zhì)的銷毀公司粉碎處理。

3.銷毀檔案資料文件時須有兩人以上進行監(jiān)銷， 直至檔案資料銷毀后，監(jiān)銷人須在銷毀清冊上注明“已銷毀”的字樣和銷毀的日期，并簽字以示負責。

4.檔案資料銷毀后要在有關(guān)目錄上注銷，并在各種統(tǒng)計臺賬上注明。

5.文件銷毀完畢后，開具銷毀證明和銷毀報告，并提供銷毀全過程視頻照片。