分類(lèi)

按年度分類(lèi)：將檔案按其形成的年度分開(kāi)，不同年度的檔案分別整理。這種方法適用于大多數(shù)檔案，能保持檔案在時(shí)間上的連續(xù)性。

按機(jī)構(gòu)分類(lèi)：按照檔案形成的機(jī)構(gòu)或部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)，便于查找和利用與特定機(jī)構(gòu)相關(guān)的檔案。

按問(wèn)題分類(lèi)：根據(jù)檔案所反映的主題或問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)，能集中反映某一特定問(wèn)題的相關(guān)檔案。

按保管期限分類(lèi)：將檔案按規(guī)定的保管期限進(jìn)行分類(lèi)，如、長(zhǎng)期、短期，以便于檔案的鑒定和銷(xiāo)毀。

實(shí)際操作中，通常采用復(fù)式分類(lèi)法，如年度 - 機(jī)構(gòu)、年度 - 問(wèn)題等組合方式。

有機(jī)聯(lián)系原則：檔案之間存在著各種內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，包括時(shí)間聯(lián)系、內(nèi)容聯(lián)系、來(lái)源聯(lián)系等。在整理檔案時(shí)，要充分考慮和保持這些聯(lián)系。比如，按照年度順序整理檔案，可以體現(xiàn)檔案形成的時(shí)間脈絡(luò)；將同一問(wèn)題、同一項(xiàng)目或同一事件相關(guān)的檔案集中在一起，則體現(xiàn)了內(nèi)容上的聯(lián)系。通過(guò)保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，能夠更好地展現(xiàn)檔案所反映的歷史事實(shí)和活動(dòng)過(guò)程，提案的利用價(jià)值。

按內(nèi)容主題分類(lèi)

問(wèn)題分類(lèi)法：依據(jù)檔案所反映的主題內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)，將同一問(wèn)題或同一專(zhuān)題的檔案集中整理。例如，企業(yè)關(guān)于產(chǎn)品研發(fā)的檔案，可將涉及不同產(chǎn)品研發(fā)的市場(chǎng)調(diào)研、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等歸為一類(lèi)，便于集中查閱和研究相關(guān)問(wèn)題。

事由分類(lèi)法：按照檔案所涉及的具體事件或事務(wù)進(jìn)行分類(lèi)。如在處理法律糾紛時(shí)，將與該糾紛相關(guān)的合同、往來(lái)信件、庭審記錄等檔案整理在一起，能呈現(xiàn)事件的起因、經(jīng)過(guò)和結(jié)果。

考慮檔案形成背景和目的

了解形成主體：明確檔案是由哪個(gè)組織、部門(mén)或個(gè)人形成的，以及其主要職能和業(yè)務(wù)范圍。不同的形成主體會(huì)有不同的工作重點(diǎn)和主題傾向，這有助于確定檔案的主題和分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。例如，學(xué)校的檔案可能會(huì)圍繞教學(xué)、科研、學(xué)生管理等主題分類(lèi)，而企業(yè)的檔案則會(huì)側(cè)重于生產(chǎn)、銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)等方面。

分析形成目的：思考檔案形成的目的是什么，是為了記錄工作過(guò)程、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、提供決策依據(jù)，還是為了其他特定的用途。檔案的形成目的往往與主題密切相關(guān)，例如，為了總結(jié)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)而形成的檔案，可能會(huì)以項(xiàng)目名稱(chēng)或類(lèi)型作為主題分類(lèi)的依據(jù)。