檔案盒一般規(guī)格大小為31*22cm(封面）但是由于檔案盒的脊背不同，一般檔案盒的脊背從2cm到6cm不等，（特殊規(guī)格的也可訂做）單位名稱以及LOGO都需要特殊設計和制作。檔案盒應用，主要有以下七大類：文書檔案盒，科技檔案盒，人事檔案盒，會計檔案盒，照片檔案盒，光盤檔案盒，實物檔案盒。

塑料檔案盒和紙質檔案盒在使用時沒有太大的區(qū)別，現(xiàn)在辦公室用的檔案盒多采用塑料的，比較干凈，使用方便。而檔案室用的還是紙質的居多，主要是顧慮塑料的檔案盒可能會老化，其實現(xiàn)在的塑料壽命也很長了，完全可以用于檔案管理。塑料盒更方便些，也更容易購買到。

一是應視文件的厚度選擇厚度適宜的檔案盒，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個整體，站立放置時不至于使文件彎曲受損。有時某個類目的幾份文件不夠裝滿一個檔案盒，應選用厚度較薄的檔案盒或橫置式的檔案盒。

二是檔案盒只是歸檔文件的裝具，不具備保管單位的作用。因此，并不要求同一事由的歸檔文件必須在同一檔案盒內，只須按照排列的先后順序依次裝盒；一盒裝滿后，順次裝入下一盒即可。

軟卷皮格式：使用軟卷皮裝訂的案卷，必須裝入卷盒內保存。軟卷皮外形尺寸：軟卷皮設封皮和封底，其封皮和封底可根據(jù)需要采用長寬為297mm×210mm(供A4型紙用)或260mm×185mm(供16開型紙用)的規(guī)格。

卷盒格式：卷盒外形尺寸采用300mm×220mm，其高度可設置30、40或50mm的規(guī)格。盒蓋翻口處中部設置繩帶，便于系緊卷盒。