在無酸紙檔案盒的使用過程中我們應(yīng)該要注意：

(一)不同形成年度的歸檔丈件不應(yīng)放入同一檔案盒

要注意形成年度并不等同于文件落款的年度，因此分年度并不意味著同一檔案盒內(nèi)的文件都是一個年度形成的。例如，跨年度所形成的文件，在某一年度整理歸檔的，應(yīng)當一起放人歸檔的年度中。

(二)不同保管期限的歸檔丈件不應(yīng)放入同一檔案盒

(三)不同機構(gòu)(問題)形成的歸檔丈件不應(yīng)放在同一檔案盒

即使某些機構(gòu)(問題)形成的文件數(shù)少，裝不滿一盒時，也不宜將其混人其他檔案盒，而應(yīng)當通過使用不同厚度的檔案盒來解決。

檔案盒是各個機關(guān)和單位檔案管理部門收拾和裝訂貯存文件的裝具。通常是由紙板和牛皮紙裱糊制造的，如今基本都用無酸紙制造。

因為無酸紙選用國際上的AKD中性施膠技術(shù).無酸腐蝕，使檔案能夠長時間保留.不蛻變.不褪色.具有防蟲.防霉等特色，對裝訂在盒子內(nèi)的檔案文件沒有腐蝕損壞，使用方便，全國都在逐漸用無酸紙檔案盒更換掉以前那種舊式粗笨的紙板檔案盒。

檔案盒主要分為以下幾大類：文書檔案盒，科技檔案盒，人事檔案盒，管帳檔案盒，相片檔案盒，光盤檔案盒，什物檔案盒。卷皮也歸于檔案盒一類。

檔案盒通常標準大小為31*22cm(封面)可是因為檔案盒的脊背不一樣，通常檔案盒的脊背從2cm到6cm不等，(特別標準的也可訂做)單位名稱以及LOGO都需求特別規(guī)劃和制造。

現(xiàn)在辦公室里使用的塑料文件盒樣式多也美觀，但是由于檔案保存的特殊性，一般的文件盒并不能達到其要求。因為檔案的保存時間較長，并對儲存的環(huán)境有嚴格要求。我們一般使用的檔案盒用紙多采用國家檔案局規(guī)定使用的無酸檔案專用紙，制作出來的檔案盒結(jié)實耐用，不變形，不老化，還具有防蟲，防腐蝕，防潮等各種特點，從而使得檔案得到更長期的保存。

全體員工人事管理檔案的建立、管理工作由人力資源部人事管理專員負責，各人力資源派駐機構(gòu)或人員應(yīng)在其指導(dǎo)下完成所屬單位中層及以下員工的人事管理檔案的建立、更新工作。員工的人事資料由員工所在部門負責收集，并填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》移交人力資源部。

公司員工的人事管理檔案，必須是一級部部長（含）以上的領(lǐng)導(dǎo)在其所屬員工晉升、獎懲、異動、了解基本情況時方有權(quán)調(diào)閱。